ניהול הרכש במועצה (לרבות רכישת טובין, אחסנתם, הספקתם, שמירה עליהם וקביעת רמת המלאי), תוך תיאום בין הצרכים לבין התקציב ושמירה על האינטרס הציבורי וטוהר המידות.
ביצוע רכש ואספקה :
- השתתפות בוועדות רכש ובלאי וועדת מכרזים.
- ביצוע של דרישות והזמנות טובין בכפוף לכל דין ולנהלי הרשות.
- ביצוע רכישות טובין וציוד בכפוף לכל דין ולנהלי הרשות.
- אישור חשבוניות בהלימה להזמנת הטובין והגשתם לגזברות
- הזמנת שירותים ושכירת ציוד לרבות שירותי תקשורת.
- ביצוע ספירת מלאי לקראת סיום כל שנה.
- סיוע למנהלי המחלקות השונים בנושאי רכש.
טיפול בחוזים עם ספקים וקבלנים וניהול מכרזים:
- ריכוז חוזים שנחתמו עם ספקים וקבלנים, ביצוע מעקב ובקרה על עמידה בתנאי החוזים.
ונקיטת פעולות לחידושם והארכתם במידת הצורך.
- מעקב אחר ערבויות ביצוע ואישורים על קיום ביטוחים במערכת הממוחשבת.
עיקרי התפקיד :
ניהול מצאי (אינוונטר) ברשות המקומית:
- תכנון תקציב ותוכניות עבודה.
- ייצוג, ייעוץ וסיוע בנושאי רכש.
- מעקב ובקרה אחר יישום המדיניות של המועצה בתחום הרכש, נכונות דו"חות וביצוע הערכת ספקים וקבלנים.
ביצוע רכש ואספקה :
- השתתפות בוועדות רכש ובלאי וועדת מכרזים.
- ביצוע של דרישות והזמנות טובין בכפוף לכל דין ולנהלי הרשות.
- ביצוע רכישות טובין וציוד בכפוף לכל דין ולנהלי הרשות.
- אישור חשבוניות בהלימה להזמנת הטובין והגשתם לגזברות
- הזמנת שירותים ושכירת ציוד לרבות שירותי תקשורת.
- ביצוע ספירת מלאי לקראת סיום כל שנה.
תיאור תפקיד מנהל/ת מחלקת מכרזים והתקשרויות :
ניהול מערך המכרזים וההתקשרויות במועצה, תוך מתן מענה מקצועי לכלל יחידות המועצה וליווי התהליך המרכזי מקצה לקצה לצד תמיכה שוטפת למנהלי היחידות לאורך חיי המכרז.
עיקרי התפקיד :
ניהול תהליך הכנת המכרז ופרסומו:
- קיום פגישת התנעה עם מנהל היחידה היוזמת את המכרז לחידוד המענים הנדרשים, זאת לאחר קבלת טופס אישור מכרז עם חתימת הגורמים הרלוונטיים ברשות ואישור תקציבי למהלך.
- העברת דרישות ותנאי המכרז ליועץ משפטי, מעקב ובקרה על ניסוח המכרז בסיוע היועץ המשפטי.
- פרסום מסמכי המכרז המאושרים בהתאם לנדרש ולקבוע בחוק.
- מתן מענה לשאלות הבהרה מטעם מציעים.
ליווי מקצועי של ועדת המכרזים:
- ביצוע בחינה כי כלל מסמכי המציעים הוגשו כראוי, בקשת הבהרות בעת הצורך, והעברתם לבחינה מקצועית, בליווי היועץ המשפטי.
- הכנת כלל המידע הנדרש לחברי הוועדה והצגתו.
- זימון דיוני ועדת המכרזים וקביעת סדר היום.
- ניהול פרוטוקול הועדה ומעקב אחר פרסומו באתר המועצה.
ניהול תהליך סיום המכרז וההתקשרות:
- הפצת הודעות זכייה ואי זכייה למציעים.
- העברת חזה העבודה ליחדה במועצה להחתמה אל מול המציע שזכה.
- מתן מענה למנהל היחידה בזמן חיי הפרויקט הנוגע לסוגיות הקבועות במכרז ובחוזה העבודה עם הזוכה.
ניהול ועדת התקשרויות וועדת השלושה:
- בחינה כי דרישת מנהל היחידה תואמת ומצריכה ועדת התקשרויות.
- פנייה למאגר היועצים המאושר וקבלת הצעות כנדרש בנהלי משרד הפנים.
- עריכת חוזה עבודה.
- ניהול מאגר היועצים.
- כינוס ועדת התקשרויות והצגת הליך העבודה שנעשה, בצירוף חוות דעת על ההצעות שהוגשו.
- העברת חוזה העבודה ליחידה להחתמה אל מול המציע שזכה.
הכנת דוחות ותוכניות עבודה:
- ריכוז צרכי ההתקשרויות של כלל היחידות במועצה לקראת שנת הכספים הבאה, וקביעת סדרי עדיפויות בהתאם לתוכנית עבודה שנתית ותקציבים מאושרים.
- הכנה והגשת דו"חות ותוכניות עבודה בהתאם לנדרש במועצה.
