הגדרת תפקיד מזכירות מרכז קהילתי- משרה מלאה
תחומי אחריות
אחריות לביצוע עבודות המזכירות והגבייה בהתאם לפירוט בתיאור התפקיד.
תיאור התפקיד
משרד:
1. אחריות לביצוע עבודות המזכירות במרכז הקהילתי (דואר, מענה טלפוני, תיוק, תכתובת).
2. מענה שוטף לתושבים, למשתתפים ולהוריהם.
3. טיפול בכל ההיבטים הקשורים בספורטאי ובמאמני מחלקת הספורט כמו ניהול מאגרי מידע, רישום באיגוד, בדיקות רפואיות, אגרות משחקים לקראת כל שנת עבודה וכד'.
4. סיוע במשימות מזכירות לרכזים.
ביטוח:
5. אחריות וטיפול בנושאי הביטוח במרכז הקהילתי כולל סנכרון רישומי פעוטון לדוח ביטוח תאונות אישיות.
גבייה:
6. אחריות על פתיחת קבוצות וקישורים לרישום לחוגים ולפעילויות (מתמשך ושוטף).
7. תמיכה טכנית למשתתפים ברישום, במידת הצורך.
8. אחריות על פתיחת נוכחות משתתפים באפליקציית נוכחות וביצוע בקרה, קבלת רשימות משתתפים ונוכחות מהרכזים ומהמדריכים, עדכונן בתוכנת הגבייה כולל העברת משתתפים מחוג לחוג, הזנת עדכונים לקראת גבייה כמו ביטולי הרשמות.
9. עדכון הנחות לקראת גבייה.
10. אחריות על הפעלת תוכנת הגבייה הקיימת במרכז הקהילתי והפקת קבלות כולל שידור כרטיסי אשראי, ניהול מערך כרטיסים לגבייה במזומן, מכירת כרטיסים לאירועים, גביית מזומן בפועל ובמידת הצורך נוכחות בפעילות לצורך גבייה.
11. ניהול והפקת רשימות ודו"חות מלווים בסימוכין מעודכנים לצורך מעקב ובקרה.
12. גביית כספים כולל חובות ממשתתפים וממוסדות והפקת קבלות בהתאם.
13. הפקת דו"חות גבייה, הנחות, זיכויים, חייבים, זיכוי כ"א, רישום ועוד והעברתם לגורמים הרלוונטיים.
14. קופה: ניהול הקופה והתאמתה לרבות תיאום כרטיסי אשראי, ביצוע הפקדות כספים, המחאות ושוברים בבנקים, עריכת ספירת קופה, מעת לעת, לפי נוהלי החברה למתנ"סים.
15. ניהול, מעקב ותיאום קופה קטנה.
אירועים:
16. הקמת אירוע לרישום ו/או לתשלום.
17. פרסום, שיווק ומכירת כרטיסים לאירועים בהתאם לצורך.
18. סריקת כרטיסי כניסה לאירועים.
19. סיוע לוגיסטי בכלל אירועי המרכז הקהילתי כולל קייטנות.
שונות:
20. ביצוע הזמנות רכש.
21. עבודה מול רכזים, מדריכים ומאמנים.
22. חברה בצוות המרכז הקהילתי ושותפה באחריות להשגת מטרות המרכז הקהילתי.
כישורים נדרשים:
- השכלה תיכונית ומקצועית מוכחת.
- ניסיון בניהול משרד, כולל ניהול תכתובת באופן עצמאי.
- יכולת יצירת קשר נאות עם לקוחות ועובדים.
- כושר הבעה בכתב ובע"פ.
- יכולת סדר וארגון גבוהה.
- שליטה בכלי מיחשוב המקובלים במרכז הקהילתי.
- היכרות עם תוכנת דיאלוג- יתרון.
- יכולת לנהל משא ומתן, מעקב ובקרה.
- יכולת ניהול כספי, גביית כספים והפקדתם.
- קפדנות, דייקנות.
- יוזמה וראש גדול.
- יכולת ניידות.
היקף משרה: 100%, נכונות לשעות נוספות
שעות עבודה: פעמיים בשבוע עד 18:00 (בתיאום עם העובדת).
כפיפות: מנהל מרכז קהילתי
