כפיפות ואחריות ניהולית: מנכ"לית אשכול רשויות גליל מערבי
היקף משרה: משרה מלאה
דירוג משרה: דירוג מנהלי, מתח דרגות: 4 - 10
תחילת עבודה: 1/9/2019
מיקום המשרד: קיבוץ כברי
שעות עבודה: 8:00 עד 16:30 + שינוי בשעות לפי צרכי האשכול
כללי: בכפוף להוראות כל דין וקבלת כל האישורים הדרושים, המועמד/ת שת/יזכה ת/יהיה
מוגבל/ת במקצועו במסגרת עסק פרטי ו/או בכל עיסוק אחר.
המועמד/ת מתחייב/ת שלא לעסוק ולא לטפל בכל עניין שיש בו משום ניגוד עניינים לתפקידו/ה כעובד/ת של האשכול.
הוראות מכרז זה יהוו חלק בלתי נפרד מן ההתקשרות בין המועמד/ת לבין האשכול.
תחומי אחריות
1 ניהול אדמיניסטרטיבי של לשכת המנכ"לית
1.1 מיון וניתוב הפניות המגיעות ללשכת המנכ"לית.
1.2 ניהול לוחות זמנים: אחריות על תיאומי פגישות, תיאומי ישיבות, שריון חדרי ישיבות,
תיאומי ביקורים באשכול ומחוצה לה, לרבות מפגשים מרובי משתתפים באמצעות
ניהול יומנים אלקטרוניים.
1.3 ריכוז חומר ומידע והכנת חומרים, כולל מצגות, טבלאות אקסל וכל חומר נדרש אחר
לקראת ובעקבות ישיבות בהם המנכ"לית משתתפת.
1.4 רישום פרוטוקול ישיבות.
1.5 ביצוע מעקב ובקרה על פרוטוקולים והחלטות והכנת דו"חות.
2. מזכירות
2.1 מענה טלפוני וקבלת קהל.
2.2 הקלדת מסמכים, הגהה ועריכה.
2.3 תיוק, אחסון וגיבוי מסמכים באופן דיגיטלי ובעותק קשיח.
2.4 הכנת מצגות וחומרים לישיבות כולל צילום, שכפול, כריכה של מסמכים וכדומה.
2.5 קליטה, מיון ושליחה של דואר רגיל ואלקטרוני.
2.6 העלאת חומרים לאתר האינטרנט של האשכול.
2.7 אחריות על תיבת המכרזים.
3. סיוע לניהול הכספים ובהנהלת החשבונות של האשכול:
3.1 קליטת חשבוניות ספקים ואחריות לכל שרשרת הטיפול עד ביצוע תשלומים לספקים –
העברות בנקאיות, מס"ב, צ'קים.
3.2 מעקב אחר חשבונות בנקים ודיווח על תנועות למנכ"לית האשכול/מנהל הכספים באשכול.
3.3 רישום, תיעוד ותיוק של הפעילות הכספית של האשכול.
3.4 הפקת דרישות תשלום וקבלות במערכת של האשכול.
3.5 עריכת התאמות עם רשויות האשכול, בנקים, ספקים, קבלנים, יועצים וגופים הקשורים באשכול.
3.6 גבייה מרשויות האשכול ומחייבים אחרים.
3.7 הכנת חומרים רלוונטיים לחשבת השכר של האשכול.
3.8 קליטת עובדים חדשים בהנהלת החשבונות והכנה לשכר.
3.9 הכנה לשכר – ניהול כולל מעקב ובקרה על דו"חות הנוכחות של כלל עובדי האשכול
לרבות אחריות על דו"ח שכר בהיבט היעדרות (מחלה, חופשה) ותוספת בגין נסיעות.
3.10 תשלום משכורות באמצעות העברות בנקאיות והפקת תלושי שכר.
3.11 נלוות לטיפול בשכר – מול חברות הביטוח , קרן השתלמות, תווי שי וכיו"ב.
3.12 תשלום לרשויות המס בהתאם להוראות הנהלת החשבונות וחשבות שכר.
4. סיוע למנכ"לית האשכול בנושאים שונים על פי הנחיתה.
