כפיפות: מנהלת ביה"ס
תיאור התפקיד:
• אחריות על מתן שירותי מזכירות למנהלת ביה"ס, קבלת קהל, מענה טלפוני, תיאום פגישות וניהול היומן הממוחשב, מיילים ותיוקים
• עבודה מול גורמים בתוך בית הספר ומחוצה לו - קיום קשר שוטף עם גורמי חוץ, משרד החינוך, מועצה, הורים, וכל גורם העומד בקשר עם ביה"ס
• השתתפות באירועים בית ספריים ואחריות על האירוח בביה"ס עפ"י דרישות מנהלת ביה"ס
• ניהול תיקי עובדי ומורי ביה"ס
• דיווח על שעות נוכחות והיעדרויות של עובדי ומורי ביה"ס לאגף החינוך מידי חודש
• דיווח על שינויי היקפי משרה של ועובדים
• פיקוח על תשלומי הורים בנושא השאלת ספרים
אחריות על הנושא הכספי והמנהלי בביה"ס:
• ייעוץ למנהלת ביה"ס בתכנון התקציב והגשת הצעת התקציב לאגף החינוך
• מעקב ביצוע מול תקציב, התראה למנהלת ביה"ס ואגף החינוך לפני חריגה צפויה
• ביצוע דיווחים כספיים לאגף החינוך ולמשרד החינוך עפ"י הצורך
• תשלום חשבונות ביה"ס מחשבון מוניציפאלי וחשבון הורים
• תיעוד כל פעולות הכספים הנעשות בביה"ס
• תשלומי הורים: גבייה, רישום, בקרה ודיווח
• אחריות אסטרטגית ורישום תלמידים לבית הספר בתיאום עם מדור רישום
• גביית/קבלת תשלומים מלקוחות הפועלים בשטח ביה"ס
• הנפקת דוחות בקרה תקופתיים לתקציב מוניציפאלי עבור מנהלת ביה"ס והרשות
• הנפקת דוחות בקרה תקופתיים לתקציב הורים עבור מנהלת ביה"ס וועד הורים
• ריכוז בקשות לוועדת הנחות בביה"ס ותיעוד דיוני הוועדה
אחריות על הלוגיסטיקה והתחזוקה בביה"ס:
• קבלת הצעות מחיר לצורך רכישת ציוד ושירותים לביה"ס
• רכש/קניות של ביה"ס למטרות תחזוקה, הצטיידות
• רכש/קניות של ביה"ס לפעילויות השונות, למגמות השונות, להשאלת ספרים
• פנייה לרשות המקומית לקבלת שירותים הקשורים לתחזוקה ולפעילויות.
• פיקוח על תהליך רכישת ספרים להשאלת ספרים
• אחריות על עובדי המנהלה
• סיוע לצוות המורים בכל הנוגע לארגון אירועים גדולים