מזכיר/ה

ביצוע עבודות משרד ומזכירות ובכלל זה עבודות הדפסה בעברית ובאנגלית. הדפסת והגהת מסמכים, לוחות, טבלאות ותכתובת מטיוטה מודפסת או בכתב יד באמצעות מעבד תמלילים, בהתאם להנחיות הממונה ו/או עובדי היחידה. הקלדת נתונים למערכת עיבוד נתונים ממוחשבת במקרה הצורך. ריכוז הדואר הנכנס והעברתו לממונה או לגורם המתאים ביחידה (בהתאם לנוהל הקיים). ריכוז הדואר היוצא למשלוח ותיוק עותק ממנו בתיק המתאים. מתן מענה וקבלת שיחות טלפון המגיעות ליחידה, בירור מטרת השיחה והפנייתה לגורם הרלוונטי. ריכוז הודעות לעובדים בהעדרם ומסירתן בהתאם. ניהול מעקב אחר לוח הזמנים של הממונה ו/או חלק מעובדי היחידה ותיאום מועדים וזמנים לפגישות עם גורמים פנימיים וחיצוניים. ריכוז מסמכים לתיוק ע"פ נושאים מוגדרים ותיוקם בהתאם. רישום ועדכון טפסים שונים ביחידה. ריכוז מידע עבור הממונה ו/או העובדים בכל הנושאים בהם עוסקת היחידה. ריכוז הזמנת ציוד נייח ומתכלה הדרוש לתפעול היחידה. ייזום הזמנת ציוד משרדי מתכלה כדי להבטיח קיומו של מלאי קבוע הדרוש לעבודות היחידה. הפעלת ציוד משרדי נייח כגון פקסימיליה ומכונת צילום. ביצוע פעולות נוספות עפ"י הנחיות הממונה.